Bedrijven worden steeds groter en zijn vaak verspreid over het land, of over de wereld. Bij elkaar komen voor overleggen en vergaderingen is niet altijd even makkelijk. Vaak betekent dat voor meerdere collega’s een fikse reis. Ook als je bedrijf zelf geen geschikte vergaderlocatie heeft, moet je soms opzoek naar een plek om bij elkaar te komen. Gelukkig kun je tegenwoordig echte top vergaderlocaties huren. Je kunt het zo gek niet bedenken. Van een congreslocatie Amersfoort tot een sfeervolle vergaderlocatie op Texel, het is er allemaal. Jij hoeft het alleen nog maar te vinden en te weten welke eisen je eraan stelt. Die eisen die zijn wel belangrijk want je wilt tenslotte dat jouw vergadering vruchtbaar en productief is. Een goede ruimte is daarvoor essentieel. Je staat er misschien niet zo bij stil maar een ruimte kan heel vele invloed hebben op het functioneren van de deelnemers aan de vergadering.
Vergaderlocatie: aangenaam en sfeervol
Een tijdje geleden had ik een vergadering voor mijn werk. Het was in een klein lokaal in één van onze panden. Het was bloedheet want de zon had al de hele dag op de grote ramen geschenen. Bovendien bleek het lokaal veel te klein voor het aantal mensen dat op kwam draven. Stoelen moesten uit andere ruimtes worden aangesleept en we zaten hutje mutje in het lokaal, dicht tegen elkaar aan. Ik kon niet bij mijn spullen, want mijn tas stond tegen een muur. Maar zelfs al had ik er wel bij gekund, er was toch geen ruimte om zaken te noteren want dan had ik mijn beide buren steeds aangestoten. Waar die vergadering precies overging, weet ik niet meer. Ik wilde alleen maar weg uit die benauwde, veel te volle ruimte. Dat is dus precies de reden waarom je een vergaderlocatie zorgvuldig moet uitzoeken. Die ruimte moet op zijn minst aangenaam en sfeervol zijn.
Let hierop
Als je een vergaderlocatie huurt, let dan op de volgende punten. Zorg dat de ruimte een aangename temperatuur heeft en groot genoeg is voor het aantal deelnemers. Mensen moeten rond kunnen lopen en gewoon een eigen plekje hebben. Zorg voor stevige tafels en comfortabele stoelen. Let ook op de aankleding. Warme kleuren zorgen ervoor dat mensen zich op hun gemak voelen. Natuurlijk staat de koffie klaar en is er goede wifi. Dit zal de productiviteit en effectiviteit van je vergadering erg bevorderen. Dus zoek de juiste vergaderlocatie en laat de deelnemers zich op hun gemak voelen. Je zult het effect merken!
